Ventas: por qué es necesario controlar y monitorear este departamento

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Para toda empresa es muy importante que su trabajo, ya sea por los productos que comercializa o por los servicios que presta, se vea bien recompensado desde el punto de vista económico. Por eso, una carrera constante es la de conseguir nuevos clientes y de fidelizar a quienes ya han confiado en la organización, lo cual se logra con un área comercial bien constituida y sobre todo un área de ventas organizada y alineada con los intereses y metas de la empresa.

En Random ERP trabajamos con muchas empresas que poseen complejos sistemas de ventas, los cuales fue necesario normar y gestionar bajo una misma herramienta. La variedad de documentos y transacciones es lo que generaba mayor problema a nuestros clientes, a ello se suma la voluminosa cantidad de transacciones y ventas directas cuyo principal requerimiento es la rapidez y la eficiencia de la atención.

Como mencionamos, las empresas tienen complejos sistemas de atención a clientes y ventas el que se inicia en la mayoría de los casos con una orden de compra o una cotización y continúa su proceso con muchos otros pasos y documentación que respalda cada uno de ellos, hasta que el producto finalmente llega a los clientes.

Para unificar estos procesos y lograr operaciones más eficientes y claras, lo que Random ERP hace es evitar la instalación de un sin fin de subsistemas y ventanas con las cuales deben trabajar los usuarios, se optimiza el trabajo con una sola herramienta donde se reúne la información necesaria para que los distintos usuarios puedan acceder a la información.

Pero la funcionalidad del sistema no termina allí, Random permite crear perfiles de usuarios diferenciados que restringen las acciones que éstos pueden realizar en el sistema. Hay quienes pueden ingresar solicitudes, responder a órdenes, cambiar los precios, etc. De esta manera no todos los usuarios del sistema pueden modificar datos, lo que evita confusiones y en caso de problemas se puede saber exactamente en qué etapa se cometió el error.

Entre la basta información que se puede encontrar en el sistema existe un detallado perfil del clientes, el que contempla: características y antecedentes del cliente, condiciones de crédito, atributos y ventajas de precios, negocios realizados en el tiempo, cuenta corriente y comportamiento, atributos del comprador como representante del cliente.

En todo el proceso de venta y atención, el usuario puede encontrar en una misma ventana la información que necesita para concretar la operación. En esto se destaca lo mencionado respecto a los clientes y a la siguiente información de los productos, el negocio y el sistema.

Producto

  • Niveles de stock, compromisos de entrega y reposiciones esperadas.
  • Tasa de salida y precios.
  • Comportamiento de venta histórico de los últimos 12 meses.
  • Margen del precio y descuentos.
  • Lotes disponibles y ubicación (Productos con este tratamiento).
  • Series disponibles y ubicación (Productos con este tratamiento).
  • Disponibilidad de materias primas para su eventual fabricación. (Empresas productivas).
  • Plazo de fabricación aproximado. (Simulación de proceso en línea) (Empresas productivas).

Apoyos al negocio en curso

  • Margen esperado y para la condición en curso del producto.
  • Margen para la condición en curso de la negociación en forma global.
  • Trazabilidad documental y de eventos relacionados.
  • Solicitud en línea de autorizaciones para superación de descuentos.
  • Recepción en línea de respuestas de autorizaciones solicitadas.
  • Controles y cálculos automáticos ejercidos por el sistema
  • Disponibilidad de stock de la bodega despachadora.
  • Márgenes del negocio dentro de niveles permitidos al usuario.
  • Condiciones de crédito según forma de pago del cliente.
  • Cálculo de precios según funciones de lista de precio y cliente.
  • Selección de formato, numeración y dispositivo de impresión del documento según reglas de modelamiento para tipo de documento, cliente, lugar de emisión, etc.

Un sistema adaptado a las necesidades de su empresa

ventas_empresasAl trabajar con empresas de distintos rubros, es necesario contar con un sistema que se pueda adaptar a los requerimientos de cada institución. El tratamiento monetario de la empresa es uno de los aspectos más importantes y en ello se deben considerar todas las especificidades existentes en el mercado.

El sistema que gestiona todo el proceso de ventas, de Random ERP, permite tratar en forma estándar la emisión y gestión de documentos en moneda nacional y extranjera, además del manejo de cuenta respectivo. Esto lo hace tanto en monedas equivalentes como cruzadas, esto resuelve la problemática de muchas empresas que pierden dinero por las diferencias de cambio de divisas.

Otro aspecto importante es lo que ocurre con el pago de impuestos, el sistema permite un manejo diferenciado de éstos, por producto, para contabilizar sin problemas las ventas exentas y tratamientos especiales de acuerdo a la zona.

Las empresas además manejan distintos precios para sus productos o servicios, los valores de venta de éstos varían de acuerdo a parámetros como la temporada del año, descuentos especiales, remates, el cliente, la cantidad de productos, etc. Para que esto se pueda controlar de manera eficiente en la empresa es necesario que cada valor al que se comercialicen los productos esté considerado en el sistema.

Random ERP lo que hace es permitir diferentes listas de precios, de manera que el vendedor pueda ingresar la venta con una función específica al sistema para identificar el producto y el tipo de precio que se aplicó a su venta. Con esta funcionalidad el sistema permite que se mantenga la rigurosidad pero también la flexibilidad y eficiencia que son fundamentales en el manejo de estas áreas.

Esta funcionalidad otorga una simpleza de operación al usuario, ahorro de procedimientos de control y naturalmente una gran facilidad en la tarea de actualización de precios.

Planteamiento de metas

Fijar objetivos a corto plazo es una modalidad muy útil para que las empresas puedan superar sus expectativas y trabajar por una meta. Establecer presupuestos de venta y realizar seguimiento al trabajo que se hace para lograr esto es una forma saludable para el logro de resultados.

En ventas, establecer un presupuesto mínimo a comercializar es necesario para trazar planes de trabajo y generar incentivos a los distintos actores involucrados en el proceso comercial. El sistema permite formular presupuestos utilizando distintos parámetros, éstos pueden ser por vendedor, productos, sucursal, departamentos, etc.

Plantear metas para fortalecer la estrategia de ventas es una gran oportunidad para toda empresa, y esto es algo que Random ERP comprende y busca facilitar para tu negocio. Los diversos software enfocados en fortalecer el proceso de ventas se centran en entregar soluciones sencillas, eficientes y concretas.

El trabajo de tus vendedores es una tarea fundamental para sostener la empresa y asegurar el crecimiento de ésta. Por lo mismo, una de nuestras herramientas con Random Móvil es el trazado de rutas para mantener alineada tu fuerza de venta en terreno, con quienes trabajan dando atención en sucursales.

Con los dispositivos en terreno, el vendedor tendrá acceso directo a los datos de la empresa, a la disponibilidad de stock y a las distintas listas de precios para ofrecer la mejor alternativa a los clientes y potenciales clientes. Con este método y el trazado de rutas también se logra un trabajo más fluido y organizado ya que todo esto se ve antes de salir a terreno.

Toda la información disponible para tus trabajadores, con los privilegios de acceso que correspondan a cada área, es sin duda de mucha ayuda para que las empresas definan sus operaciones y logren optimizar los procesos. Esta es la forma de asegurar una mayor rentabilidad de tu negocio ya que invirtiendo menos tiempo, dinero y personal en las diferentes actividades de la empresa, todo eso se traduce en mayores ganancias.

Te invitamos a conocer las diversas soluciones que Random ERP tienen para tu empresa, con herramientas que se encargan de entregar soluciones integrales a cualquier problemática administrativa de tu empresa.

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