Software de Contabilidad, la columna vertebral de tu empresa

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El área contable de su empresa es una de las más importantes debido a que la información se ésta maneja se utiliza a nivel de toda la organización, desde las adquisiciones de insumos pasando por la contratación de personal y las nuevas inversiones que se pretendan realizar.

La contabilidad permite conocer el estado real de las finanzas de la empresa, los recursos que se destinan a cada área, su evolución y las tendencias de lo que se puede esperar en el futuro. Para sostener un área contable organizada y con datos fidedignos de la organización se necesita un control interno que garantice que cada área entregue datos precisos.

De toda la información que proviene de diversos departamentos de la empresa se nutre el área contable, por eso también se habla de ésta como una columna vertebral de la empresa. Será gracias a sus informes y consejos que el negocio buscará nuevas alternativas de abaratamiento de costos o de nuevas inversiones en material, maquinarias, adquisiciones, activos, etc.

Con el software de Contabilidad de Random ERP su empresa podrá gestionar y controlar los recursos con emisión de diversos informes, reportes y documentos que serán el respaldo de las acciones que se tomen al interior de la empresa. Esta herramienta le entregará múltiples recursos para manejar la documentación necesaria para una fiscalización interna y para cumplir con todos los requerimientos que la ley establece.

Random ERP es un software que le permite a su empresa cumplir con las normas IFRS (International Financial Reporting Standard) que son las normas internacionales que tienen como propósito el poner un común denominador en el mundo contable.

Las normas IFRS se pueden aplicar a todos los estados financieros en general, tanto de empresas con fines de lucro como organizaciones sin fines de lucro. Lo importante es que toda empresa necesita justificar sus ingresos y egresos y al mismo tiempo determinar el margen de ganancia y los costos de mantener una organización funcionando.

Toda la información contable de la empresa debe tratarse bajo estrictos cuidados, para ello sólo los usuarios autorizados tienen acceso a cierta información. Con este tipo de restricción, que permite el software de Contabilidad, los datos son manejados por quienes están directamente relacionados con el área y no son de dominio público. El ERP, si bien permite de alguna forma centralizar y encauzar el flujo de información al interior de la empresa, ayuda a mejorar la gestión de cada departamento con herramientas que se adaptan a las labores que éstos realizan.

Software que se adapta a las necesidades de tu negocio

empresasAl existir normas transversales en Contabilidad es usual que los empresarios piensen que cualquier software va a resolver sus requerimientos administrativos. Sin embargo, como toda empresa maneja procesos propios en sus operaciones, también la contabilidad y administración de recursos debe estar enfocada en sus características particulares.

Es posible que empresas del mismo rubro puedan manejar sistemas similares del tipo contable, pero lo cierto es que para asegurar la efectividad de estos procesos, lo mejor es optar por un aosftware que entregue soluciones específicas a ciertos requerimientos que sólo tu empresa posee.

Es lo que ofrece Random ERP. Más allá de tener un sistema estable, que permite el manejo de datos en la nube, se trata de una herramienta que se adapta a cualquier actividad económica y permite controlar el negocio desde diversas áreas.

Un ejemplo concreto de la importancia de contar con un software de Contabilidad adaptado a tu negocio es el área de cuentas por cobrar y por pagar. De acuerdo al rubro de tu negocio deberán determinarse mecanismos de cobranza y de pagos, algunas empresas manejan un gran cantidad de clientes, carteras enormes cuya morosidad implica un vacío importante si no se cobra de una manera eficiente.

El área contable debe tener no sólo conciencia sino también el control de esta cobranza ya que esos ingresos son fundamentales para la adquisición de nuevas materias primas, sueldos, créditos, etc.

El software de Contabilidad de Random ERP propone un sistema contable con sustentación documental, lo que implica una forma de contabilización en que cada asiento se corresponde y puede ser explicado por
el conjunto documentado de transacciones económicas que lo generan.

La ventaja de este enfoque se expresa en tres beneficios importantes, tales como:

Mayor eficiencia operacional. Al asumir el sistema la contabilización, el énfasis de los profesionales de esta área se encuentra en la definición de normativas, control, evaluación e interpretación de resultados.

Contabilidad naturalmente analítica y con trazabilidad. El análisis de cuentas es realizado en forma automática por el sistema para las cuentas de alto volumen de movimientos (Ventas, Adquisiciones, Cuentas corrientes clientes y proveedores) y el resto es facilitada por algoritmos con sustento de información documental.

Flexibilidad. Al ser el comprobante contable un resultado de aplicación de reglas, el rehacer parcial o totalmente la contabilidad de un periodo, es algo que no reporta más trabajo que la readecuación de los criterios utilizados en la contabilización anterior.

Con eficiencia y flexibilidad la empresa puede contar con un sistema contable que optimiza al máximo sus recursos tanto monetarios como humano, esto se da ya que los encargados del área contable no tienen que hacer un trabajo extra para obtener la información que necesitan y pueden realizar varias gestiones usando una misma plataforma.

Control de presupuestos

Una de las características esenciales de la contabilidad es la necesidad permanente de actualización, para ello se nutre de todos los datos que provienen de las distintas áreas de la empresa, principalmente venta y adquisiciones. Toda información que involucre recursos monetarios debe pasar obligadamente por el departamento contable y determinadas inversiones deben estar aprobadas por éste cuando se trate de algo que puede generar un desequilibrio financiero.

En etapas de expansión de los negocios, la Contabilidad cobra especial importancia debido a que todos los libros deben estar en regla y los estados financieros deben reflejar de forma fidedigna el estado real de la empresa.

Los distintos presupuestos, por departamento o por área según cada organización, están directamente ligados a la información que maneja Contabilidad. Es gracias a que el software centraliza la información que podemos tener el panorama claro respecto de las licencias que puede tomarse la empresa y qué inversiones son factibles y cuáles no.

Para llevar todo este control tradicionalmente se usaban muchos libros contables, los que eran llenados a mano y de acuerdo a la información física de boletas, facturas y órdenes de compra. Actualmente todo esto se puede llevar en forma digital y sólo los libros legales, solicitados por el Servicio de Impuestos Internos, deben ser completados.

El control de presupuesto de caja es lo que más demanda una constante actualización de los datos. A la empresa entra dinero constantemente y también sale, por lo tanto el flujo de caja, para estar disponible cuando tu quieras, debe estar actualizado. La idea es que, de ser necesario, se cuente con esa información en cualquier momento.

Otras operaciones que controla un software de Contabilidad:

Conciliación bancaria: el sistema permite llevar de manera amistosa la conciliación bancaria, llevando el control de lo pendiente de registrar, tanto en la Contabilidad como en la cuenta bancaria.

Consolidación de empresas/sucursales: se pueden obtener balances y estados financieros se todas las sucursales que componen la empresa y sacar resultados consolidados al mismo tiempo que se obtiene la rentabilidad de cada planta o sucursal.

Lo mismo aplica en caso de los holding que cuenten con varias empresas, obtienen datos segmentados por empresa y a la vez pueden establecer informes consolidados donde se haga un balance holístico de la organización.

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