Características y beneficios de la Facturación Electrónica

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La implementación de un software de gestión empresarial tiene como principal objetivo optimizar las operaciones y los recursos al interior de las empresas, para ello, Random ERP cuenta con diferentes herramientas que tienen como objetivo entregar una solución integral a determinados problemas dentro de la organización. La Facturación Electrónica es una de esas herramientas y sus beneficios son muchos, desde el aspecto económico hasta operacional.

La factura electrónica es un documento digital, legalmente válido, que respalda las operaciones realizadas entre los contribuyentes (empresas). Son el reemplazo de las facturas en papel y el utilizar este sistema faculta a los contribuyentes para emitir y recibir Documentos Tributarios Digitales (DTE), como facturas, notas de crédito, notas de débito y guías de despacho.

Las grandes empresas, de acuerdo a lo establecido por ley, están obligadas desde noviembre de 2014 a utilizar un sistema de Facturación Electrónica. Esta obligatoriedad se hará extensiva a todas las empresas, pequeñas y medianas, para que en 2018 todas deban usar Documentos Tributarios Digitales.

Lo que en un principio se podría considerar una difícil imposición para los menos experimentados con la tecnología, hoy en día es una oportunidad para ir un paso más adelante y aumentar la rentabilidad de su negocio. ¿Cómo hace esto la Facturación Electrónica? El sistema digitalizado de documentos disminuye la inversión de tiempos en timbraje, de presupuesto en papelería, entre otras ventajas.

Las características de la Facturación Electrónica, de acuerdo al Servicio de Impuestos Internos, son:

  • Se trata de un documento firmado digitalmente por el emisor.
  • La numeración es autorizada vía Internet por el SII.
  • Se puede imprimir en papel, sin que deba tener un fondo timbrado.
  • Los contribuyentes autorizados como emisores electrónicos pueden seguir emitiendo facturas tradicionales y quedan habilitados para recibir electrónicamente los DTE que le envíen otros contribuyentes.
  • La validez de los documentos se puede consultar en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos.

Ventajas y beneficios

La tecnología sin duda ha traído múltiples beneficios a la administración de las empresas, gracias a procedimientos como la firma electrónica hoy en día es posible ahorrar bastante tiempo en trámites que antes obligaban a la persona de finanzas de la empresa a hacer interminables filas en oficinas del SII. Gracias a la estabilidad del sistema de timbraje electrónico de documentos, es posible que un trámite que antes llevaba horas, y que requería de presupuesto de traslado, hoy se realice en cuestión de minutos, sin salir de la oficina o de la casa.

Debido a este ahorro importante en tiempo y costos, el área de contabilidad y finanzas tiene más tiempo para realizar trabajos de gestión, saca las facturas en menos tiempo y los pagos se ordenan al igual que la cobranza y todas las operaciones relacionadas a la facturación.
Por otro lado, y siguiendo en la línea del ahorro de costos, la eliminación de la factura en papel implica otra gran ventaja: ya no se realizan gastos obligados en papelería, los talonarios de facturas, notas y guías son cosa del pasado. Pero no sólo el no imprimir talonarios es un ahorro para la empresa, esto lleva a que se generan importantes ahorros en otros aspectos.

Con el antiguo sistema de facturación se necesitaba enviar el documento emitido al receptor lo que evidentemente requiere de personal a cargo de ello, o del pago de mensajería externa. Con ello, también se necesitaba de un sistema de almacenaje que ocupa espacio en la oficina y con frecuencia lleva a un desorden que se traduce en pérdidas de tiempo cuando un documentos no está donde debería estar.

El extravío o destrucción accidental de documentos tributarios es otro problema que tiene solución gracias a la Facturación Electrónica. Sin importar el sistema de almacenaje que se tenga, siempre existe el riesgo que por errores humanos se extravíe algún documento, o a causa de un accidente o desastres naturales éste se pierda definitivamente.

Por otro lado, cualquier aprehensión respecto a la validez de los documentos tributarios digitales se resuelve fácilmente gracias a la consulta en línea que se puede realizar en sólo unos segundos. Esto permite mejorar considerablemente los procesos de negocios, agiliza la facturación lo que también mejora las relaciones comerciales entre las empresas y con la extensión del plazo para el pago de IVA, la administración cuenta con más tiempo y este trámite se realiza en forma más expedita y relajada.

Una ventaja no menor de la Facturación Electrónica es que sirve como una herramienta que refuerza el compromiso social de las empresa, esto se debe a que se considera un sistema ecológico que ayuda a disminuir el uso del papel.

Razones para utilizar un software de Facturación Electrónica existen muchas, sólo basta conocer las necesidades de su empresa y buscar uno que se adapte y responda en forma definitiva a sus necesidades.

Cómo elegir un software de Facturación electrónica

facturacionConsiderando que la Facturación Electrónica no es precisamente algo opcional para las empresas, o por lo menos no lo será en 2017, todas deben buscar una alternativa que les permita implementar este sistema de la forma más conveniente para su empresa. Para ello, hay que tener muy en cuenta cuáles son las necesidades de la organización en cuanto a cantidad de facturas que emite y a las herramientas adicionales que puede ofrecer el proveedor.

Antes de siquiera cotizar un servicio de Facturación Electrónica, es necesario que realice una evaluación profunda de la organización y en base al rubro en que se desempeña, la cantidad de documentos tributarios que emite y lo que necesita mejorar para optimizar sus procesos, debe empezar a analizar las alternativas del mercado.

El software de Facturación Electrónica de Random ERP es una alternativa pensada en satisfacer las necesidades administrativas de las empresas. Para ello, desarrollamos un sistema que se adapta a los requerimientos de cada organización y su funcionamiento asegura la veracidad de los datos y una alta eficiencia en los procesos asociados al trabajo de facturación.

Al escoger un sistema de facturación hay que tener en cuenta que éste será algo nuevo en la empresa, por lo tanto es imperativo que cuente con una interfaz amigable, intuitiva y sencilla para evitar que los usuarios pierdan tiempo en extensas capacitaciones y que luego cometan errores involuntarios en la emisión. Todo esto enfocado en que el objetivo de este sistema es mejorar los procesos, optimizar recursos y ordenar la contabilidad, no generar nuevas dificultades.

Por qué optar por Random ERP

El software de Facturación Electrónica de Random ERP es una solución integral al proceso de facturación y contable de su empresa. Es una herramienta especialmente diseñada para adaptarse a las necesidades de distintos rubros, con diferentes requerimientos.

Lo que hace el sistema es ayudarle a controlar la emisión y recepción de Documentos Tributarios Digitales además de monitorear el intercambio de estos documentos en forma integrada. Con Random ERP la gestión de su negocio será más controlada y se reducirán costos de operación.

Nuestro sistema además le ayuda a cumplir con todas las exigencias tributarias que establece la legislación chilena. Es una herramienta con excelentes resultados comprobados, bajo el respaldo de una empresa con prestigio en el mercado nacional.

Random además ofrece seguridad en el manejo y acceso a la información, podrá definir claramente las facultades que cada usuario tendrá al ingresar al sistema y de esta forma sólo los autorizados podrán modificar información o emitir documentación.

Estas son sólo algunas de las ventajas que Random ERP tiene para su empresa, un sistema que facilita la gestión contable y permite abaratar costos lo que significa un aumento en la rentabilidad de su negocio.

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