Administración de Inventario, una tarea fundamental para toda empresa

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Saber exactamente lo que hay en bodega, los productos de los cuales se dispone para satisfacer la demanda del mercado, es fundamental para que las empresas diseñen procesos internos que le permitan aprovechar al máximo los recursos disponibles y cumplir fielmente con los pedidos de sus clientes.

Para una administración eficiente de los recursos es fundamental saber cuáles son esos recursos y en qué cantidad y proporción se encuentra cada uno. Con Gestión Administrativa de Random ERP su empresa contará con una herramienta de administración de inventarios que le permitirá llevar un orden más que necesario de las existencias.

Inventario se define como la lista ordenada de bienes, valores y demás cosas valorables de pertenecen a una persona, empresa u organización. Al tratarse de objetos contabilizables de valor, hay que tener especial cuidado con los registros que se manejan, de cómo se lleva a cabo el proceso de inventariado y de toda la documentación que rige en torno a los movimientos de estos bienes.

La importancia de llevar controlado el inventario de la empresa es la base para garantizar la administración eficiente de los bienes. En el caso de las empresas que comercializan productos, el inventario cobra aún más relevancia ya que la producción es el principal activo, por lo tanto no sólo se necesita saber cuánto hay sino también las condiciones en que se almacenan y los criterios bajo los cuales se va despachando la mercadería.

Desde siempre las empresas se han esforzado por diseñar procesos ordenados y estructurados que le permitan mantener controlada la contabilidad física de la producción. Para una empresa pequeña, con poca variedad de productos y pocas unidades, el inventariado con un cuaderno y un lápiz puede ser suficiente y bastante eficiente, sin embargo las grandes empresas necesitan un sistema confiable que garantice la trazabilidad de los productos y la veracidad de la información.

La información que se obtiene en el proceso de levantamiento de inventario es la base para diversas áreas de la empresa, Ventas es una de las directamente relacionadas ya que deben confiar en la información que está en el sistema para saber qué se puede ofrecer a los clientes.

Otro ejemplo de la importancia de una administración eficiente del inventario es el desarrollo de estrategias de remate de stock. Cuando un producto está descontinuado o ya no se seguirá elaborando es normal que se prepare una venta por renovacion de stock y para ello hay que tener datos exactos de las unidades disponibles así como de toda la información relacionada a la cantidad de tiempo que éstos llevan almacenados y sus condiciones.

Control de movimientos de inventario

inventario_controlLas consecuencias un manejo deficiente, o mal ejecutado, del inventario pueden ser muy perjudiciales para su empresa ya que se traducen en una baja considerable en la rentabilidad de su negocio. Esta baja en los ingresos se puede manifestar de diversas formas, desde tener niveles inadecuados de inventario hasta la misma fuga de existencias, retiros no justificados que son imposible de frenar sin un control exhaustivo.

Para una empresa distribuidora, el quiebre de inventario puede ser inminente si no tiene información pertinente respecto de las cantidades que se manejan en bodega. Al no estar en sus manos la producción, cuando tiene niveles extremadamente bajos de inventario se da lo que llamamos reabastecimiento por urgencia, esto quiere decir que incluso podría estar pagando más dinero por la mercadería al solicitarla con entrega rápida.

Esta situación en particular puede ocasionar serios problemas a su empresa, de partida dificulta el cumplimiento de entregas a clientes lo que pone en tela de juicio la seriedad y compromiso de la organización.

Otra consecuencia del mal manejo de inventario es la situación directamente inversa: el reabastecimiento abultado. Esto se da cuando se adquieren demasiado productos de una línea y éstos superan demasiado el número de lo que es el ideal.

Random ERP proporciona una solución definitiva y natural a estas situaciones porque, complementariamente a su enfoque documental, participa directamente en la gestación de cada transacción reconociendo la variedad de tratamientos posibles, según el tipo de movimiento y las características de los productos o insumos involucrados.

La aplicación provee el soporte para los siguientes tipos de movimientos, tratamientos de stock y tipos de existencias, en todas sus combinaciones y relaciones de procedencia:

  • Movimientos internos.
  • Préstamos y consignaciones.
  • Traspasos.
  • Compras/ventas

Random ERP se encarga que cada tipo de movimiento realizado en las bodegas sea sustentada con la debida documentación y configuración ad-hoc resuelta a través del sistema de modelamiento. En esta característica se incluyen todos los de tipo legal: Facturas, Boletas, Guías de despacho, Notas de crédito, etc..

La generación de documentos se realiza bajo una ventana única cuyo algoritmo funcional cambia automáticamente según el tipo de documento, su relación de procedencia y atributos del usuario. Es decir,
el comportamiento de la ventana será diferente si se trata del registro de una importación, la negociación de una Orden de Compra, el despacho de un pedido, la salida de insumos para una Orden de trabajo, una cotización en curso, etc.

En definitiva, cada acción del usuario puede estar activando miles de operaciones al interior del sistema, las que se resuelven en milisegundos, sin costos y en beneficio de los resultados.

Random ERP y nuevos conceptos de stock

Conocer los números y niveles físicos de stock es fundamental para su empresa, sin embargo existen mediciones complementarias que que Random ERP ha considerado como un elemento adicional relevante para la tarea de inventario: Stock devengado y Stock comprometido, el primero es acerca de la propiedad de la existencia mientras que el segundo dice relación con las entregas y recepciones esperadas. Gracias a la combinación de ambos conceptos, es posible obtener la medida exacta del stock real del que se dispone en una determinada fecha.
Considerando lo anterior, podemos decir que cada movimiento que se registra en bodegas tiene efecto sobre una de estas medidas, ya sea que se trate de una transacción que comprometa un producto, que indique un movimiento físico de éste o que signifique un cambio de propiedad.

El sistema que ofrece Random ERP a su empresa le garantiza información indispensable, disponible para las diferentes áreas de la organización gracias a un sistema integrado que facilita el acceso a la información y que entrega privilegios segmentados a los diferentes usuarios de la herramienta para evitar que personas no autorizadas modifiquen datos, pero a la vez que todos los involucrados en el proceso tengan acceso a los niveles de stock.

Manejar niveles de stock ideales de acuerdo a los diversos parámetros que maneja su empresa (ubicación geográfica, temporada, etc) es determinante para la gestión de los recursos. Con este tipo de registro y control organizado también se evita la pérdida de existencias debido a sustracciones injustificadas.

Random además, ofrece una solución móvil que facilita el levantamiento de inventario con dispositivos de lectura de códigos que hacen más expedita esta tarea. Estos equipos envían la información directamente al sistema y de esta forma es más rápido y sencillo ingresar la información respecto de lo que hay en bodega, las condiciones y toda la información necesaria para garantizar la trazabilidad de sus productos.

En definitiva, se trata de una herramienta de gestión que no sólo hará más expedita la tarea del inventario sino que también lo convertirá en algo mucho más eficiente y que proporcionará datos relevantes para el funcionamiento de la organización en sus distintos niveles, desde la etapa productiva hasta la venta y distribución de los productos.

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